Baza Konkurencyjności: zasada konkurencyjności w projektach unijnych 2021-2027

Baza Konkurencyjności to oficjalny serwis, w którym beneficjenci projektów unijnych publikują zapytania ofertowe. Kupują tam firmy z dotacjami na inwestycje, uczelnie, fundacje, szpitale i samorządy. Dla wykonawcy to rynek z jasnymi, krótkimi procedurami, ale też z regułami innymi niż w Pzp. Ten artykuł opiera się na Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w wersji z 19 maja 2026 r. (podrozdział 3.2).

Czym jest Baza Konkurencyjności i kto w niej publikuje#

Wytyczne definiują Bazę Konkurencyjności (BK2021) jako stronę internetową prowadzoną przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego, przeznaczoną do zamieszczania zapytań ofertowych zgodnie z zasadą konkurencyjności. Serwis działa pod adresem bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.

Zasada konkurencyjności oznacza obowiązek przeprowadzenia zakupu w sposób zapewniający uczciwą konkurencję, równe traktowanie wykonawców, przejrzystość i proporcjonalność (podrozdział 3.2 pkt 1 wytycznych). Instytucja finansująca wpisuje ją do umowy o dofinansowanie, więc złamanie procedury grozi beneficjentowi uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. Dlatego zamawiający w BK pilnują formalności bardzo skrupulatnie.

W BK publikują:

• beneficjenci niebędący zamawiającymi w rozumieniu Pzp, np. prywatne firmy z dotacjami, przy zamówieniach powyżej 80 000 zł netto,
• zamawiający publiczni (gminy, szkoły, szpitale) przy zamówieniach w projektach unijnych, które nie są udzielane na podstawie Pzp, czyli powyżej 80 000 zł netto i poniżej progu ustawowego,
• wnioskodawcy, którzy zaczynają projekt na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, jeśli regulamin naboru tego wymaga (sekcja 3.2.3 pkt 4).

Wytyczne dotyczą projektów z programów polityki spójności 2021-2027. Jeśli finansowanie pochodzi z innego źródła, zasady zakupów określa umowa o dofinansowanie danego programu.

Progi: 80 tys. zł netto i co zmienił próg 170 tys. zł w Pzp#

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza 80 000 zł netto (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a). Próg podniesiono z 50 000 zł w zmianie wytycznych z marca 2025 r. Wersja z maja 2026 r. go nie zmieniła.

Nie stosuje się jej także do zamówień udzielanych na podstawie Pzp (lit. b). I tu działa zmiana w ustawie: od 1 stycznia 2026 r. Pzp obejmuje zamówienia klasyczne od 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp, wcześniej 130 000 zł). Same wytyczne nie wprowadziły w związku z tym żadnej nowej kwoty, ale skoro wyłączenie dotyczy tylko zamówień prowadzonych według Pzp, przedział, w którym publiczni beneficjenci stosują zasadę konkurencyjności, poszerzył się do zamówień od ponad 80 000 zł do poniżej 170 000 zł netto.

Wartość szacuje się netto, z należytą starannością i z dokumentacją (np. notatką z szacowania). Zabronione jest zaniżanie wartości lub dzielenie zamówienia (sekcja 3.2.2 pkt 1 i 3). Przy szacowaniu bierze się pod uwagę trzy tożsamości: przedmiotową, czasową i podmiotową (pkt 4). Jeśli zamówienie podzielono na części, a ich łączna wartość przekracza 80 000 zł, zasadę konkurencyjności stosuje się do każdej części (pkt 5). Zamawiający publiczni najpierw szacują wartość według Pzp, a dopiero gdy wyjdzie poniżej progu ustawowego, ustalają wartość w ramach projektu (pkt 2).

Wyjątki od zasady konkurencyjności#

Zasady obowiązkowo nie stosuje się m.in. do zamówień z art. 9-14 Pzp, wydatków rozliczanych metodami uproszczonymi i kilku kategorii usług społecznych świadczonych osobiście przez osoby wskazane przez uczestnika projektu (sekcja 3.2.1 pkt 1). Beneficjent może jej nie stosować m.in. przy pilnej potrzebie lub sytuacji wyjątkowej (np. awaria), gdy nie da się zachować minimalnych terminów, gdy z przyczyn technicznych lub praw wyłącznych istnieje tylko jeden wykonawca, a także przy zakupach na giełdzie towarowej lub od podmiotu w likwidacji (pkt 2). Spełnienie tych przesłanek trzeba pisemnie uzasadnić (pkt 3).

Terminy składania ofert w BK#

Minimalne terminy wynikają z sekcji 3.2.2 pkt 19 wytycznych:

Bieg terminu zaczyna się w dniu następującym po upublicznieniu zapytania i kończy z upływem ostatniego dnia (stosuje się art. 115 Kodeksu cywilnego: gdy koniec terminu wypada w dzień ustawowo wolny od pracy lub w sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym ani sobotą). O terminowości decyduje data złożenia oferty przez BK2021. Kwoty w euro przelicza się po kursie z obwieszczenia Prezesa UZP, który na lata 2026-2027 wynosi 4,31 zł. Zwróć uwagę, że wytyczne podają dla robót kwotę 5 538 000 euro, a nie aktualny próg unijny z Pzp.

Zamawiający może zmienić zapytanie przed upływem terminu i musi wtedy przedłużyć termin, jeśli zakres zmian tego wymaga (sekcja 3.2.3 pkt 7). Obserwuj więc ogłoszenie aż do terminu składania ofert.

Warunki udziału, kryteria i rażąco niska cena#

Wytyczne ograniczają swobodę zamawiającego w kilku miejscach, które warto znać, bo dają argumenty przy pytaniach do zapytania ofertowego:

• Warunki udziału muszą być związane z przedmiotem zamówienia i proporcjonalne. Zamawiający nie może stawiać wymagań przewyższających to, co wystarcza do należytego wykonania (sekcja 3.2.2 pkt 13).
• Minimalny roczny przychód wymagany od wykonawcy nie powinien przekraczać dwukrotności szacunkowej wartości zamówienia, poza należycie uzasadnionymi przypadkami (pkt 14).
• Opis przedmiotu nie może wskazywać znaków towarowych ani konkretnych producentów, chyba że inaczej nie da się go opisać; wtedy z dopiskiem „lub równoważne” (pkt 10). Stosuje się kody CPV (pkt 12).
• Kryteria oceny poza ceną mogą dotyczyć m.in. jakości, kwalifikacji i doświadczenia osób realizujących zamówienie, serwisu, terminu dostawy (pkt 17), ale nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, np. jego doświadczenia czy wiarygodności finansowej (pkt 18).
• Rażąco niska cena: jeśli cena różni się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert niepodlegających odrzuceniu albo budzi wątpliwości, zamawiający żąda wyjaśnień z dowodami. Ofertę może odrzucić tylko wtedy, gdy wyjaśnienia nie uzasadniają ceny (pkt 21). To inna podstawa niż w art. 224 Pzp; o wyjaśnieniach piszemy w artykule o rażąco niskiej cenie.

Wynik, protokół i umowa#

Zamawiający analizuje oferty po upływie terminu i wybiera najkorzystniejszą według kryteriów z zapytania (sekcja 3.2.2 pkt 20). Wybór dokumentuje w protokole z listą ofert, punktacją, powodami odrzuceń i uzasadnieniem wyboru. Protokół jest udostępniany na wniosek wykonawcy (pkt 22), więc jeśli przegrałeś, poproś o niego i porównaj punktację.

Informację o wyniku ogłasza się tak samo jak zapytanie, czyli w BK, z nazwą i siedzibą wybranego wykonawcy oraz ceną najkorzystniejszej oferty (sekcja 3.2.3 pkt 8). Umowę zawiera się na piśmie lub w formie elektronicznej. Gdy wybrany wykonawca odstąpi od umowy, zamawiający może zawrzeć ją z kolejnym w rankingu (sekcja 3.2.4 pkt 1 i 3). Istotne zmiany umowy są możliwe tylko w przypadkach z wytycznych, przede wszystkim gdy zostały jednoznacznie przewidziane w zapytaniu ofertowym (sekcja 3.2.4 pkt 4).

W BK nie ma odwołania do KIO. Zastrzeżenia możesz zgłosić zamawiającemu, a nieprawidłowości instytucji, która udzieliła dofinansowania.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty w BK#

• Masz konto w BK2021 i sprawdziłeś, jak w serwisie składa się ofertę, zanim zbliży się termin.
• Policzyłeś termin: od dnia po publikacji, z uwzględnieniem dni wolnych, i zaplanowałeś złożenie co najmniej dzień wcześniej.
• Sprawdziłeś, czy zapytanie nie było zmieniane, i przeczytałeś wszystkie odpowiedzi na pytania.
• Twoja firma nie ma powiązań osobowych ani kapitałowych z beneficjentem.
• Spełniasz warunki udziału i masz dokumenty, którymi je wykażesz.
• Oferta odpowiada opisowi przedmiotu zamówienia, a przy rozwiązaniach równoważnych udowadniasz równoważność w samej ofercie.
• Cena jest skalkulowana tak, żeby dało się ją obronić, jeśli odbiega o ponad 30% od średniej.
• Formularz ofertowy i załączniki są kompletne i podpisane zgodnie z wymaganiami zapytania.
• Po rozstrzygnięciu, jeśli przegrałeś, poproś o protokół i wyciągnij wnioski na kolejne zapytania.

Najczęstsze pytania#