Rażąco niska cena w przetargu: jak napisać wyjaśnienia, które obronią ofertę

Wygrywasz przetarg ceną, otwierasz skrzynkę i widzisz pismo: „wzywamy do złożenia wyjaśnień, w tym dowodów, dotyczących wyliczenia ceny”. Od tej chwili los oferty zależy od kilku stron tekstu i załączników. Dobrze przygotowane wyjaśnienia bronią oferty nawet przy dużej różnicy cenowej. Słabe przegrywają nawet wtedy, gdy cena była policzona uczciwie.

Ten poradnik opiera się na art. 224 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793) i pokazuje, jak podejść do wezwania metodycznie.

Czym jest rażąco niska cena według Pzp#

Ustawa nie definiuje rażąco niskiej ceny liczbowo. Art. 224 ust. 1 Pzp mówi o cenie lub koszcie (albo ich istotnych częściach składowych), które wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości, czy da się wykonać zamówienie zgodnie z wymaganiami dokumentów zamówienia lub odrębnych przepisów.

W praktyce chodzi o cenę, za którą nie da się wykonać zamówienia bez straty albo bez łamania przepisów (np. płacy minimalnej, BHP, ochrony środowiska). Niska cena sama w sobie jest dozwolona. Problemem jest cena nierealna, której wykonawca nie potrafi uzasadnić.

Dwie zasady, które warto zapamiętać:

• Ciężar dowodu jest na Tobie. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na wykonawcy (art. 224 ust. 5 Pzp).
• Skutek porażki jest jeden. Oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w terminie albo którego wyjaśnienia z dowodami nie uzasadniają ceny, podlega odrzuceniu (art. 224 ust. 6 w zw. z art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp).

Kiedy zamawiający musi wezwać, a kiedy tylko może#

Próg 30%: obowiązek wezwania#

Zgodnie z art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp zamawiający zwraca się o wyjaśnienia, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od:

• wartości zamówienia powiększonej o VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania, lub
• średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1, 5a i 10 Pzp.

Wyjątek: rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia (np. ewidentna omyłka w szacunku zamawiającego, gdy wszystkie oferty są dużo niższe od budżetu).

Wezwanie fakultatywne#

Zamawiający może wezwać do wyjaśnień, gdy:

• cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia z VAT zaktualizowanej po wszczęciu postępowania, np. po istotnej zmianie cen rynkowych (art. 224 ust. 2 pkt 2),
• cena lub jej istotna część składowa budzi wątpliwości, nawet przy różnicy mniejszej niż 30% (art. 224 ust. 1).

To drugie zdarza się często przy pozycjach kosztorysu wycenionych symbolicznie, np. „organizacja placu budowy: 1 zł”.

Co obowiązkowo musisz wykazać przy robotach i usługach#

Art. 224 ust. 3 Pzp wymienia przykładowe obszary wyjaśnień: metodę wykonania i zarządzanie procesem, rozwiązania techniczne, wyjątkowo korzystne warunki dostaw, oryginalność oferty, zgodność z przepisami o kosztach pracy, pomocy publicznej, prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, ochrony środowiska, a także obowiązki związane z podwykonawstwem.

Przy robotach budowlanych i usługach zamawiający musi zażądać wyjaśnień co najmniej w zakresie (art. 224 ust. 4):

• zgodności z przepisami o kosztach pracy: wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej (pkt 4),
• zgodności z prawem pracy i zabezpieczenia społecznego obowiązującym w miejscu realizacji (pkt 6).

W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto (rozporządzenie Rady Ministrów, Dz.U. 2025 poz. 1242). Do kosztu pracodawcy dolicz składki po stronie pracodawcy, urlopy, zastępstwa i koszty BHP. Kalkulacja, która przyjmuje „gołą” płacę minimalną jako cały koszt pracownika, to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia ofert w usługach osobowych (sprzątanie, ochrona, utrzymanie zieleni).

Jak zbudować wyjaśnienia: struktura, która działa#

Dobre wyjaśnienia czyta się jak audyt kalkulacji. Zamawiający (a potem być może KIO) ma w kilka minut zobaczyć, z czego składa się cena i że każdy składnik ma pokrycie w dowodach.

1. Krótkie streszczenie na początku#

W 3-5 zdaniach: cena oferty, główne składniki kosztowe, źródło przewagi (np. własny sprzęt, bliska baza, umowa ramowa z dostawcą) i zysk. Zamawiający od razu widzi, że oferta jest przemyślana.

2. Kalkulacja szczegółowa#

Rozbij cenę na składniki i pokaż rachunek, a nie tylko wynik:

3. Źródła przewagi kosztowej#

Tu wykorzystujesz katalog z art. 224 ust. 3: własny park maszynowy (brak kosztu najmu), magazyn blisko miejsca realizacji, rabat od producenta, realizacja tego samego zakresu dla innego klienta w pobliżu, wyższa wydajność dzięki technologii. Każde twierdzenie potwierdź dokumentem.

4. Dowody#

Ustawa wprost mówi o „złożeniu dowodów” (art. 224 ust. 1). Najmocniejsze są dokumenty z datą i od podmiotów trzecich: oferty dostawców złożone przed terminem składania ofert, faktury z podobnych realizacji, umowy ramowe, cenniki z rabatami. Oświadczenie własne wykonawcy ma najmniejszą wagę.

5. Tajemnica przedsiębiorstwa#

Kalkulacje i ceny dostawców to zwykle know-how, którego nie chcesz pokazywać konkurencji. Możesz je zastrzec, ale jednocześnie musisz wykazać, że stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (art. 18 ust. 3 Pzp): że mają wartość gospodarczą, nie są publicznie znane i podjąłeś działania, by je chronić (np. klauzule poufności, ograniczony dostęp). Złóż wtedy dwie części: jawną z ogólnym opisem i zastrzeżoną z liczbami.

Najczęstsze błędy, przez które oferty są odrzucane#

• Ogólniki zamiast liczb. „Mamy wieloletnie doświadczenie i optymalizujemy koszty” nie jest wyjaśnieniem.
• Brak kosztu pracy zgodnego z płacą minimalną albo pominięcie składek, urlopów i zastępstw.
• Kalkulacja niespójna z ofertą, np. suma składników nie daje ceny ofertowej albo przyjęto inny zakres niż w opisie przedmiotu zamówienia.
• Zerowe lub symboliczne pozycje bez wyjaśnienia, skąd wzięto środki na ich pokrycie.
• Brak zysku bez uzasadnienia. Wykonawca może świadomie zejść z marży (np. by wejść na rynek), ale musi to wyjaśnić i pokazać, że stać go na pokrycie kosztów.
• Spóźnienie. Brak wyjaśnień w terminie oznacza odrzucenie (art. 224 ust. 6).

Rażąco niska cena w odwołaniu do KIO#

Wyjaśnienia mogą być oceniane dwa razy: przez zamawiającego i przez Krajową Izbę Odwoławczą. Konkurent może zaskarżyć zaniechanie odrzucenia Twojej oferty, a Ty możesz zaskarżyć odrzucenie własnej.

Ważna reguła dowodowa z art. 537 Pzp: ciężar dowodu, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, spoczywa na wykonawcy, który ją złożył, jeżeli jest stroną albo uczestnikiem postępowania odwoławczego; w przeciwnym razie na zamawiającym. Jeśli ktoś atakuje Twoją ofertę, przystąp do postępowania po stronie zamawiającego (masz na to 3 dni od otrzymania kopii odwołania, art. 525 ust. 1 Pzp). Szczegóły terminów i kosztów opisujemy w artykule Odwołanie do KIO: terminy, wpis, koszty.

Pamiętaj też, że od 13 marca 2026 r. dowody w postępowaniu odwoławczym trzeba co do zasady przedstawić najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie (art. 535 ust. 1 Pzp). Teczka dowodów z etapu wyjaśnień przyda się więc ponownie.

Jeśli dopiero liczysz ofertę, zajrzyj do poradnika Jak wycenić ofertę przetargową, a historię cen konkretnego zamawiającego sprawdzisz w bazie zamawiających.

Plan działania po otrzymaniu wezwania#

1. Zapisz termin odpowiedzi i ustal, kto w firmie odpowiada za każdą część kalkulacji.
2. Przeczytaj wezwanie dwa razy: wypisz każde pytanie i każdy wskazany element ceny.
3. Przy robotach i usługach zawsze dołącz kalkulację kosztów pracy zgodną z płacą minimalną (4806 zł brutto lub 31,40 zł za godzinę w 2026 r.) i prawem pracy.
4. Przygotuj kalkulację szczegółową, w której suma składników daje dokładnie cenę ofertową.
5. Do każdego istotnego składnika dołącz dowód od podmiotu trzeciego (oferta, faktura, umowa).
6. Opisz źródła przewagi kosztowej i potwierdź je dokumentami.
7. Wykaż zysk albo uzasadnij jego brak.
8. Zdecyduj, co zastrzegasz jako tajemnicę przedsiębiorstwa, i dołącz uzasadnienie zastrzeżenia.
9. Sprawdź spójność z formularzem ofertowym, kosztorysem i opisem przedmiotu zamówienia.
10. Wyślij odpowiedź z zapasem czasu i zachowaj potwierdzenie przekazania.
11. Po wyborze oferty obserwuj, czy konkurent nie wniósł odwołania; jeśli tak, rozważ przystąpienie w ciągu 3 dni.

Najczęstsze pytania#