Monitoring przetargów: jak ustawić alerty, żeby nie przegapić żadnego zamówienia

Monitoring przetargów to nie jednorazowe wyszukiwanie, tylko proces: codziennie, w kilku źródłach, według kryteriów, które z czasem dopracowujesz. Jeśli robisz to ręcznie, łatwo przegapić ogłoszenie z nietypowym kodem CPV albo dowiedzieć się o nim zbyt późno, by zdążyć z pytaniami do SWZ. W tym poradniku pokazujemy, gdzie szukać, jak działają kody CPV i jak skonfigurować alerty, które są kompletne, ale nie zasypują skrzynki szumem.

Gdzie publikowane są ogłoszenia#

Nie ma jednego miejsca ze wszystkimi zamówieniami. Gdzie trafi ogłoszenie, zależy od wartości zamówienia i rodzaju zamawiającego.

Kilka zasad porządkujących:

• Pzp stosuje się do zamówień zamawiających publicznych o wartości co najmniej 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1, od 1.01.2026). Poniżej tej kwoty zamawiający działa według własnych regulaminów i publikuje zapytania, gdzie uzna za stosowne: w BIP, na platformie zakupowej albo wcale.
• Ogłoszenia o zamówieniach od progów unijnych zamawiający przekazuje Urzędowi Publikacji UE i są one publikowane w Dzienniku Urzędowym UE (art. 86 Pzp), czyli w bazie TED. Progi na lata 2026-2027 to m.in. 930 960 zł dla dostaw i usług samorządów i 23 291 240 zł dla robót budowlanych.
• Samo postępowanie (dokumenty, pytania, oferty) często toczy się na platformie zakupowej wybranej przez zamawiającego, nie tylko na e-Zamówieniach. Ogłoszenie mówi, gdzie szukać SWZ.

Szerzej o źródłach piszemy w poradniku jak szukać przetargów publicznych, a o zamówieniach z dotacji unijnych w artykule o Bazie Konkurencyjności.

Kody CPV: fundament monitoringu#

Wspólny Słownik Zamówień (CPV) to unijna klasyfikacja przedmiotów zamówień ustanowiona rozporządzeniem (WE) nr 2195/2002. Każde ogłoszenie ma główny kod CPV, a często także kody dodatkowe.

Według załącznika I do rozporządzenia kod liczbowy ma 8 cyfr i cyfrę kontrolną po myślniku, a hierarchia wygląda tak:

1. dwie pierwsze cyfry to dział (XX000000-Y),
2. trzy pierwsze cyfry to grupa (XXX00000-Y),
3. cztery pierwsze cyfry to klasa (XXXX0000-Y),
4. pięć pierwszych cyfr to kategoria (XXXXX000-Y),
5. ostatnie trzy cyfry dają większą szczegółowość w ramach kategorii, a dziewiąta cyfra służy do weryfikacji poprzednich.

Przykłady: 45000000-7 to roboty budowlane (cały dział), 45233140-2 to roboty drogowe, 72000000-5 to usługi informatyczne, 90910000-9 to usługi sprzątania, 30200000-1 to urządzenia komputerowe.

Jak dobrać kody#

• Zacznij od klasy lub grupy, nie od najwęższego kodu. Zamawiający często wybierają kod ogólniejszy albo sąsiedni. Monitorowanie tylko 45233140-2 zgubi przetargi oznaczone ogólniej jako 45233000-9 (roboty w zakresie konstruowania, fundamentowania oraz wykonywania nawierzchni autostrad, dróg).
• Uwzględnij kody dodatkowe. Dostawa sprzętu z montażem może mieć główny kod dostawy, a usługę instalacji jako kod dodatkowy. Szukaj po wszystkich kodach ogłoszenia.
• Sprawdź, jakie kody naprawdę stosują zamawiający. Przejrzyj 20-30 ogłoszeń, które Cię interesowały w ostatnich miesiącach, i wypisz ich kody. Często okaże się, że połowa ma kod, którego byś nie wybrał.

Wyszukiwanie i subskrypcje w e-Zamówieniach#

Biuletyn Zamówień Publicznych działa na platformie e-Zamówienia. Według instrukcji BZP wyszukiwarka „Przeglądaj ogłoszenia i plany” obejmuje ogłoszenia i plany postępowań i jest dostępna także bez logowania. Filtry podstawowe to:

• fraza (ciąg znaków w nazwie ogłoszenia lub planu),
• procedura (krajowa lub unijna),
• rodzaj ogłoszenia,
• przedział dat publikacji,
• przedział dat terminu składania ofert.

Po kliknięciu „Więcej filtrów” dostępne są m.in.: tryb zamówienia, przedmiot zamówienia lub nazwa części, rodzaj zamawiającego, numer ogłoszenia, kod CPV, wynik postępowania, dane zamawiającego i dane wykonawcy. Wyniki są domyślnie sortowane od najnowszych.

Po zalogowaniu możesz kliknąć „Zapisz filtr”, nadać mu nazwę i zaznaczyć subskrypcję. Platforma wysyła wtedy powiadomienia o nowych ogłoszeniach i planach spełniających kryteria, a zapis potwierdza e-mailem. Możesz zapisać wiele filtrów, a jeden ustawić jako domyślny.

Wyszukiwanie w TED#

TED (Tenders Electronic Daily) to internetowa wersja suplementu do Dziennika Urzędowego UE z ogłoszeniami o zamówieniach z całej Unii. Dostęp jest bezpłatny. Najważniejsze kryteria wyszukiwania to:

• kod CPV (tu również warto szukać na poziomie grupy lub klasy),
• miejsce realizacji według kodów NUTS (np. kraj, region),
• kraj zamawiającego,
• rodzaj ogłoszenia (ogłoszenie o zamówieniu, wstępne ogłoszenie informacyjne, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia),
• termin składania ofert.

Po założeniu konta możesz zapisywać wyszukiwania i ustawiać alerty o nowych ogłoszeniach. Treść ogłoszenia jest zwykle w języku zamawiającego, więc przy przetargach zagranicznych przygotuj się na tłumaczenie dokumentów. Jeśli interesują Cię zamówienia w innych krajach UE, ustaw osobne wyszukiwanie dla każdego kraju: łatwiej wtedy ocenić, czy logistyka i wymagania językowe mają sens.

Zwróć uwagę na wstępne ogłoszenia informacyjne. Zamawiający może w ten sposób zapowiedzieć zamówienia planowane w ciągu 12 miesięcy (art. 89 Pzp). To sygnał, który daje Ci czas na przygotowania, podobnie jak plan postępowań zamawiającego.

Słowa kluczowe: jak je dobrać pod polski język#

Język polski utrudnia wyszukiwanie po frazie: „remont”, „remontu”, „remontowe” to trzy różne ciągi znaków. Kilka praktycznych zasad:

• Szukaj po rdzeniu, jeśli wyszukiwarka to wspiera (np. „remont” zamiast „remontu dachu”).
• Dodaj synonimy branżowe: „termomodernizacja”, „docieplenie”, „ocieplenie”, „efektywność energetyczna”.
• Dodaj nazwy własne produktów i norm, które często pojawiają się w tytułach (np. typ sprzętu, nazwa systemu).
• Stosuj wykluczenia, jeśli narzędzie je ma: „sprzątanie” bez „sprzątania ulic”, gdy obsługujesz tylko budynki.

Rytm sprawdzania i terminy, które zjadają czas#

Monitoring ma sens tylko wtedy, gdy reagujesz szybko. Terminy w Pzp są krótkie:

• w trybie podstawowym termin składania ofert to minimum 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych od publikacji ogłoszenia w BZP (art. 283),
• zamawiający musi odpowiedzieć na pytania do SWZ tylko wtedy, gdy wpłynęły najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2 i 4),
• powyżej progów unijnych termin w przetargu nieograniczonym wynosi co do zasady co najmniej 35 dni od przekazania ogłoszenia do publikacji (art. 138 ust. 1), ale w określonych przypadkach może być krótszy.

Do monitoringu nowych ogłoszeń dołóż monitoring zmian w postępowaniach, w których już działasz: odpowiedzi na pytania, zmiany SWZ, przesunięcia terminów. Zmiana treści SWZ potrafi wprowadzić nowy wymóg na dwa dni przed terminem.

Lista kontrolna: konfiguracja monitoringu#

1. Spisz swoje usługi i produkty, a potem przejrzyj 20-30 archiwalnych ogłoszeń, które były dla Ciebie trafne.
2. Wypisz z nich kody CPV (główne i dodatkowe) i wybierz poziom grupy lub klasy jako bazę.
3. Dopisz 5-15 słów kluczowych z rdzeniami i synonimami oraz listę wykluczeń.
4. Określ region (województwa, kody NUTS) i przedział wartości, który obsłużysz.
5. Ustaw zapisane filtry z subskrypcją w e-Zamówieniach i wyszukiwanie z alertem w TED, jeśli startujesz powyżej progów unijnych.
6. Dodaj źródła spoza BZP: Bazę Konkurencyjności i platformy zakupowych zamawiających, z którymi pracujesz, albo narzędzie, które agreguje je za Ciebie.
7. Przeglądaj nowe ogłoszenia codziennie w dni robocze, najlepiej o stałej porze.
8. Dla każdego trafienia zapisz od razu termin pytań do SWZ i termin składania ofert w kalendarzu.
9. Raz w miesiącu oceń skuteczność: które filtry dały oferty, które tylko szum. Popraw kody i słowa kluczowe.
10. Oprócz ogłoszeń śledź plany postępowań i wstępne ogłoszenia informacyjne, żeby wiedzieć o przetargach wcześniej.

Najczęstsze pytania#