Plan postępowań zamawiającego: jak znaleźć przetargi, zanim zostaną ogłoszone

Ogłoszenie o zamówieniu w trybie podstawowym może dać Ci zaledwie 7 dni na ofertę przy dostawach i usługach albo 14 dni przy robotach budowlanych (art. 283 Pzp). To mało czasu, żeby zebrać referencje, znaleźć partnera do konsorcjum i dostać gwarancję wadialną. Firmy, które regularnie wygrywają, często wiedzą o przetargu na długo przed ogłoszeniem. Najczęściej nie dzięki znajomościom, tylko dzięki publicznemu dokumentowi, który każdy może przeczytać: planowi postępowań.

Czym jest plan postępowań i kto go publikuje#

Plan postępowań o udzielenie zamówień to lista zamówień, które zamawiający przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Podstawą jest art. 23 Pzp.

Obowiązek sporządzenia planu mają zamawiający publiczni z art. 4 pkt 1 i 2 Pzp oraz ich związki (art. 23 ust. 1). To przede wszystkim:

• jednostki sektora finansów publicznych: gminy, powiaty, województwa, urzędy, jednostki budżetowe (szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej), państwowe szkoły wyższe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej i wiele innych,
• inne państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej.

Pozostali zamawiający, np. spółki komunalne czy zamawiający sektorowi, mogą publikować plan dobrowolnie (art. 23 ust. 2). Niektórzy to robią, ale nie licz, że znajdziesz tam komplet ich zamówień.

Informacji o planie nie publikuje się, jeśli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych (art. 23 ust. 5).

Kiedy i gdzie plan się pojawia#

Zamawiający sporządza plan nie później niż w ciągu 30 dni od przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ (art. 23 ust. 1). Plan zamieszcza w dwóch miejscach:

1. w Biuletynie Zamówień Publicznych, który działa na platformie e-Zamówienia,
2. na stronie internetowej zamawiającego (często w BIP, w zakładce zamówień publicznych).

Zamawiający ma obowiązek zapewnić aktualność planu, a każdą aktualizację również publikuje w BZP i na swojej stronie (art. 23 ust. 4). W praktyce oznacza to sezonowość: pierwsze wersje planów pojawiają się zwykle na początku roku, po uchwaleniu budżetów, a kolejne wersje w ciągu roku, gdy zmieniają się potrzeby lub finansowanie.

Jak wyszukać plan w e-Zamówieniach#

Według instrukcji BZP na platformie e-Zamówienia plany wyszukasz tak samo jak ogłoszenia:

1. Wejdź na ezamowienia.gov.pl i wybierz moduł Biuletynu Zamówień Publicznych.
2. Kliknij kafelek „Przeglądaj ogłoszenia i plany”. Przeglądanie działa także bez logowania.
3. W polu „Rodzaj ogłoszenia” wybierz plan postępowań, a w polu „Fraza” wpisz słowo z nazwy (np. „termomodernizacja”).
4. Rozwiń „Więcej filtrów”, żeby zawęzić wyniki po kodzie CPV, rodzaju zamawiającego albo danych zamawiającego.
5. Po zalogowaniu możesz zapisać filtr i zaznaczyć subskrypcję, żeby dostawać e-mailem powiadomienia o nowych ogłoszeniach i planach spełniających kryteria.

Wstępne ogłoszenie informacyjne przy dużych zamówieniach#

Przy zamówieniach powyżej progów unijnych zamawiający może dodatkowo opublikować wstępne ogłoszenie informacyjne o zamówieniach planowanych w ciągu kolejnych 12 miesięcy (art. 89 Pzp). Takie ogłoszenia trafiają do Dziennika Urzędowego UE, czyli do bazy TED, albo na stronę zamawiającego z ogłoszeniem o profilu nabywcy. Opublikowanie wstępnego ogłoszenia (przy spełnieniu warunków co do jego treści i terminu publikacji) pozwala zamawiającemu skrócić termin składania ofert w przetargu nieograniczonym do 15 dni (art. 138 ust. 2 pkt 1), więc tym bardziej warto wiedzieć o nim wcześniej. Różnice między BZP a TED opisujemy w artykule BZP a TED i progi unijne.

Jak czytać pozycję planu#

Art. 23 ust. 3 Pzp wymienia informacje, które plan zawiera w szczególności. Każda z nich mówi Ci coś innego.

Orientacyjna wartość pozwala przewidzieć, czy zamówienie przekroczy próg unijny. Dla dostaw i usług samorządów to 930 960 zł, dla administracji centralnej 603 400 zł, a dla robót budowlanych 23 291 240 zł (progi na lata 2026-2027). Powyżej progu spodziewaj się ogłoszenia w TED, terminu składania ofert co do zasady co najmniej 35 dni (art. 138 ust. 1) i JEDZ. Poniżej progu zwykle będzie to tryb podstawowy z ogłoszeniem w BZP i krótszymi terminami.

Wartość pomoże Ci też oszacować wadium (do 1,5% wartości w trybie podstawowym, art. 281 ust. 4, i do 3% w pozostałych przypadkach, art. 97 ust. 2) oraz realne wymagania finansowe. Zamawiający nie może co do zasady żądać minimalnych rocznych przychodów wyższych niż dwukrotność wartości zamówienia (art. 115 ust. 2).

Termin wszczęcia bywa podany jako kwartał albo miesiąc. Traktuj go jako przybliżenie: wartość zamówienia zamawiający ustala nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem przy dostawach i usługach oraz 6 miesięcy przy robotach (art. 36 ust. 1), więc przesunięcia o kwartał nie są niczym niezwykłym.

Co możesz zrobić, zanim pojawi się ogłoszenie#

Plan daje Ci czas. Wykorzystaj go na rzeczy, których nie da się zrobić w 7 dni:

• Referencje i wykaz realizacji. Zbierz protokoły odbioru i referencje dla podobnych zamówień, zanim będą potrzebne.
• Partnerzy. Jeśli nie spełnisz sam warunków, przygotuj konsorcjum (art. 58 Pzp) albo porozumienie z podmiotem udostępniającym zasoby (art. 118). Szczegóły w artykule o konsorcjum w przetargu.
• Gwarancje. Ustal z bankiem lub ubezpieczycielem limit gwarancyjny na wadium i zabezpieczenie.
• Wycena wstępna. Zbierz ceny dostawców i podwykonawców dla zakresu z planu.
• Kadra. Jeśli spodziewasz się wymagań co do osób (kierownik budowy, specjaliści z certyfikatami), sprawdź ich dostępność.

Zwróć też uwagę na wstępne konsultacje rynkowe. Zamawiający może je przeprowadzić przed wszczęciem postępowania i informuje o nich na swojej stronie (art. 84 Pzp). Udział w konsultacjach to okazja, by pokazać zamawiającemu realia rynku. Pamiętaj jednak o art. 85: jeśli byłeś zaangażowany w przygotowanie postępowania, zamawiający musi zapewnić, że nie zakłóci to konkurencji, a w skrajnych przypadkach grozi wykluczenie.

Ograniczenia planu: czego się nie spodziewać#

Plan postępowań to cenne źródło, ale ma ograniczenia, które musisz znać:

• Nie jest zobowiązaniem. Zamawiający może przesunąć, zmienić albo usunąć pozycję w aktualizacji planu.
• Wartości są orientacyjne. Ostateczna wartość zamówienia i kwota na sfinansowanie mogą się istotnie różnić.
• Nie obejmuje wszystkich zamawiających. Spółki komunalne, zamawiający sektorowi i podmioty prywatne realizujące projekty unijne zwykle nie mają tego obowiązku.
• Opis bywa ogólny. Jedna pozycja może skrywać kilka postępowań albo zamówienie podzielone na części.
• Mniejsze zakupy zwykle się w nim nie pojawiają. Zamówienia poniżej progu stosowania ustawy (170 000 zł netto od 1.01.2026) są udzielane według wewnętrznych regulaminów, więc zamawiający nie zawsze ujmują je w planie. Więcej o nich w artykule o zamówieniach poniżej 170 tys. zł.

Dlatego plan łącz z innymi źródłami: historią postępowań danego zamawiającego (co kupował w poprzednich latach, w jakich cyklach) i bieżącym monitoringiem ogłoszeń.

Plan działania: kalendarz sprzedaży z planów postępowań#

1. Spisz 20-50 zamawiających, dla których realnie możesz pracować (region, branża, skala).
2. W styczniu i lutym sprawdź ich plany w BZP albo na stronach internetowych i wypisz pasujące pozycje.
3. Dla każdej pozycji zanotuj: przedmiot, orientacyjną wartość, kwartał wszczęcia, przewidywany tryb.
4. Oceń, czy wartość przekroczy próg unijny i jakie wymagania (wadium, przychody, referencje) są prawdopodobne.
5. Ułóż kalendarz przygotowań: referencje, partnerzy, gwarancje i wyceny wstępne co najmniej miesiąc przed kwartałem wszczęcia.
6. Ustaw subskrypcję w BZP albo monitor w narzędziu do monitoringu, żeby nie przegapić publikacji ogłoszenia. Jak to zrobić dobrze, piszemy w artykule o monitoringu przetargów.
7. Co kwartał sprawdzaj aktualizacje planów i poprawiaj kalendarz.
8. Po rozstrzygnięciu zapisz, kto wygrał i za ile: przy kolejnym planie tego zamawiającego będziesz wiedział więcej.

Najczęstsze pytania#