Odwołanie do KIO: terminy, wpis, koszty i przebieg krok po kroku

Zamawiający odrzucił Twoją ofertę za brak dokumentu, który przecież złożyłeś. Albo wybrał konkurenta z ceną, za którą nie da się wykonać zamówienia. Albo w SWZ wpisał warunek, który spełnia tylko jedna firma w Polsce. W każdej z tych sytuacji możesz wnieść odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Musisz jednak działać szybko i policzyć koszty.

Poniżej znajdziesz zasady z działu IX ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793), uwzględniające zmiany, które weszły w życie 13 marca 2026 r. na mocy ustawy deregulacyjnej (Dz.U. 2025 poz. 769).

Kto i na co może wnieść odwołanie#

Odwołanie przysługuje wykonawcy, który ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przepisów przez zamawiającego (art. 505 ust. 1 Pzp). Na treść ogłoszenia i dokumentów zamówienia mogą się odwołać także organizacje wpisane na listę Prezesa UZP oraz Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców (art. 505 ust. 2).

Odwołanie przysługuje na (art. 513 Pzp):

• niezgodną z ustawą czynność zamawiającego, w tym na projektowane postanowienie umowy,
• zaniechanie czynności, do której zamawiający był obowiązany,
• zaniechanie przeprowadzenia postępowania, mimo obowiązku.

Obecna ustawa nie ogranicza katalogu zaskarżalnych czynności w zamówieniach poniżej progów unijnych. Różnią się tylko terminy i wpis. Odwołania nie ma natomiast przy zamówieniach poniżej progu stosowania ustawy (170 000 zł netto od 1.01.2026), bo tam Pzp w ogóle się nie stosuje. Więcej o tym w artykule Zamówienia poniżej 170 tys. zł.

Terminy na wniesienie odwołania#

Termin zależy od wartości zamówienia (próg unijny) i od tego, co zaskarżasz (art. 515 Pzp):

Terminy liczy się według Kodeksu cywilnego (art. 509 ust. 1): nie wliczasz dnia, w którym otrzymałeś informację. Jeśli koniec terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, termin upływa następnego dnia po dniach wolnych (art. 509 ust. 2). Gdy zamawiający w ogóle nie opublikował ogłoszenia albo nie zawiadomił Cię o wyborze oferty, obowiązują dłuższe terminy z art. 515 ust. 4 (od 15 dni do 6 miesięcy).

Datę graniczną policzysz w kalkulatorze terminów Pzp.

Wpis od odwołania i inne koszty#

Wysokość wpisu#

Według § 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30.12.2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 2437):

Przy usługach społecznych wpis wynosi 7 500 zł albo 15 000 zł, zależnie od rodzaju usług (§ 2 ust. 3). Jeśli odwołanie dotyczy kilku części tego samego zamówienia, płacisz jeden wpis (§ 3). Wpłata trafia na rachunek Urzędu Zamówień Publicznych.

Koszty pełnomocnika i dojazdu#

Do kosztów postępowania należą też uzasadnione koszty stron: dojazd na rozprawę oraz wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, łącznie nie więcej niż 3 600 zł (§ 5 pkt 2 rozporządzenia). Tyle możesz odzyskać od przeciwnika, nawet jeśli kancelaria wystawi wyższą fakturę. Pełnomocnikiem może być adwokat, radca prawny, a także pracownik Twojej firmy (art. 510 Pzp).

Kto ostatecznie płaci#

• Wygrywasz w całości: zamawiający zwraca Ci równowartość wpisu i uzasadnione koszty (§ 7 ust. 1).
• Wygrywasz częściowo: Izba dzieli koszty proporcjonalnie do liczby uwzględnionych zarzutów (§ 7 ust. 2-3).
• Przegrywasz lub odwołanie zostaje odrzucone: wpis przepada, a dodatkowo płacisz koszty zamawiającego (§ 8).
• Zamawiający uwzględnia zarzuty przed rozprawą: koszty stron znoszą się wzajemnie, a Izba zwraca Ci wpis (§ 9 ust. 1 pkt 2).

Co musi zawierać odwołanie#

Art. 516 ust. 1 Pzp wymienia elementy obowiązkowe, w tym: dane odwołującego i zamawiającego (z telefonem i e-mailem), określenie przedmiotu zamówienia, numer ogłoszenia, wskazanie zaskarżonej czynności lub zaniechania, zwięzłe przedstawienie zarzutów, żądanie co do rozstrzygnięcia, okoliczności faktyczne i prawne oraz dowody, podpis i wykaz załączników.

Do odwołania dołączasz (art. 516 ust. 2): dowód wpisu, dowód przekazania odwołania zamawiającemu, dokument umocowania (pełnomocnictwo, odpis z KRS) oraz, od 13.03.2026, dowody na poparcie twierdzeń.

Odwołanie w postaci elektronicznej wymaga podpisu zaufanego, a w formie elektronicznej podpisu kwalifikowanego (art. 508 ust. 1). Gdy brakuje elementów formalnych lub dowodu wpisu, Prezes Izby wzywa do uzupełnienia w 3 dni pod rygorem zwrotu odwołania (art. 518 ust. 1).

Przebieg postępowania przed KIO po zmianach z 2026 r.#

1. Przekazanie odwołania innym wykonawcom. Zamawiający przesyła kopię odwołania pozostałym wykonawcom niezwłocznie, nie później niż w 2 dni od otrzymania (art. 524).
2. Przystąpienie. Inny wykonawca może przystąpić po stronie zamawiającego lub odwołującego w terminie 3 dni od otrzymania kopii odwołania, wskazując interes, twierdzenia i dowody (art. 525 ust. 1). Przystępujący po stronie zamawiającego może wnieść sprzeciw wobec uwzględnienia zarzutów (art. 523). Zamawiający lub odwołujący może zgłosić opozycję wobec przystąpienia do czasu otwarcia rozprawy (art. 526).
3. Odpowiedź na odwołanie. Od 13.03.2026 zamawiający jest obowiązany wnieść odpowiedź w terminie wyznaczonym przez Prezesa Izby, nie krótszym niż 5 dni od przekazania mu odwołania (art. 521).
4. Uwzględnienie zarzutów. Jeśli zamawiający uwzględni wszystkie zarzuty, a nikt nie przystąpił po jego stronie, Izba może umorzyć postępowanie, a zamawiający wykonuje czynności zgodnie z żądaniem odwołania (art. 522).
5. Dowody. Strony i uczestnicy przedstawiają dowody z odwołaniem, odpowiedzią, przystąpieniem lub innym pismem złożonym najpóźniej w dniu poprzedzającym rozprawę lub posiedzenie, pod rygorem utraty prawa ich powoływania (art. 535 ust. 1, nowe brzmienie). Późniejsze dowody są dopuszczalne tylko, gdy wcześniej nie dało się ich pozyskać (art. 535 ust. 2).
6. Rozprawa. Izba rozpoznaje odwołanie na jawnej rozprawie w terminie 15 dni od doręczenia odwołania Prezesowi Izby (art. 544 ust. 1, art. 545). Od 13.03.2026 Prezes Izby może zarządzić zdalną rozprawę, w której strony łączą się na odległość (art. 508a, art. 544 ust. 3a).
7. Wyrok. Izba uwzględnia odwołanie, jeśli naruszenie miało lub może mieć istotny wpływ na wynik postępowania (art. 554 ust. 1). Może nakazać powtórzenie lub unieważnienie czynności, ale nie może nakazać zawarcia umowy (art. 554 ust. 3 i 6). Uzasadnienie sporządza się z urzędu w 7 dni od ogłoszenia orzeczenia (art. 559 ust. 1).

Przez cały ten czas obowiązuje zakaz zawarcia umowy (art. 577), który Izba może uchylić na wniosek zamawiającego (art. 578).

Skarga do sądu zamówień publicznych#

Na orzeczenie Izby (oraz postanowienie o zwrocie odwołania) stronom i uczestnikom przysługuje skarga do sądu (art. 579 ust. 1 Pzp):

• sąd: Sąd Okręgowy w Warszawie jako sąd zamówień publicznych (art. 580 ust. 1),
• termin: 14 dni od doręczenia orzeczenia, skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, z jednoczesnym przesłaniem odpisu przeciwnikowi skargi (art. 580 ust. 2),
• termin rozpoznania: niezwłocznie, nie później niż miesiąc od wpływu skargi do sądu (art. 587 ust. 1),
• opłata: stała, w wysokości trzykrotności wpisu od odwołania (art. 34 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, Dz.U. 2025 poz. 1228). Przy wpisie 7 500 zł to 22 500 zł, przy 20 000 zł to 60 000 zł.

W skardze nie można rozszerzyć żądań odwołania ani podnieść nowych zarzutów (art. 582-583). Od wyroku sądu przysługuje skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego (art. 590).

W 2026 r. trwają prace nad rządowym projektem nowelizacji Pzp, który dotyczy m.in. wysokości wpisów od odwołań. To projekt, który nie obowiązuje. Do czasu ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw stosuje się kwoty podane wyżej.

Lista kontrolna przed wniesieniem odwołania#

1. Ustal, czy zamówienie jest poniżej, czy od progu unijnego (patrz progi unijne 2026-2027), i policz termin z art. 515.
2. Sprawdź, czy masz interes i realną szkodę (art. 505): czy po wygraniu sporu Twoja oferta ma szansę na wybór.
3. Zbierz dokumentację: protokół, oferty konkurentów, wyjaśnienia (wniosek o udostępnienie złóż od razu).
4. Wypisz wszystkie zarzuty z podstawą prawną. Później nie dodasz nowych.
5. Dołącz dowody już do odwołania (art. 516 ust. 2 pkt 4, art. 535).
6. Zapłać właściwy wpis i zachowaj potwierdzenie przelewu.
7. Podpisz odwołanie podpisem zaufanym lub kwalifikowanym i wyślij je do Prezesa Izby.
8. Przekaż kopię zamawiającemu przed upływem terminu (najlepiej e-mailem lub przez platformę) i zachowaj dowód.
9. Obserwuj przystąpienia innych wykonawców i rozważ opozycję.
10. Po otrzymaniu odpowiedzi zamawiającego oceń szanse: cofnięcie dzień przed rozprawą daje zwrot 90% wpisu.
11. Przygotuj się na rozprawę, także zdalną, i zachowaj budżet na ewentualną skargę do sądu.

Najczęstsze pytania#