Zamówienia poniżej 170 tys. zł: jak wygląda rynek bez Pzp i jak na nim wygrywać

Podniesienie progu stosowania Pzp ze 130 000 zł do 170 000 zł netto przesunęło zamówienia o wartości 130-170 tys. zł z BZP do zakupów według regulaminów wewnętrznych. Dla małych firm to szansa: mniej formalności i krótsze procedury. Trzeba tylko wiedzieć, gdzie szukać i jak zamawiający podejmują decyzje.

Co dokładnie zmieniło się 1 stycznia 2026 r.#

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp przepisy ustawy stosuje się do zamówień klasycznych i konkursów o wartości równej lub przekraczającej 170 000 zł, udzielanych przez zamawiających publicznych. Zmianę wprowadziła ustawa z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1173), która weszła w życie 1 stycznia 2026 r.

Przepis przejściowy (art. 7 tej ustawy) mówi, że do postępowań wszczętych i niezakończonych przed 1 stycznia 2026 r. stosuje się przepisy dotychczasowe. Jeśli więc startowałeś w postępowaniu za 150 000 zł ogłoszonym w grudniu 2025 r., toczy się ono do końca według Pzp, z możliwością odwołania do KIO.

Próg liczy się netto, od całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy (art. 28 Pzp). Zamówienie za 160 000 zł netto, czyli 196 800 zł brutto przy stawce 23% VAT, nadal jest poniżej progu.

Progi unijne na lata 2026-2027 opisujemy w artykule BZP a TED.

Jak zamawiający kupują poniżej progu#

Brak Pzp nie oznacza dowolności. Jednostki sektora finansów publicznych muszą wydawać pieniądze w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów (art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Dlatego większość z nich ma regulamin udzielania zamówień o wartości poniżej progu. Typowo dzieli on zamówienia na kilka przedziałów, np.:

• najniższe kwoty: zakup bez procedury, czasem z notatką z rozeznania cen,
• środkowy przedział: zapytanie do co najmniej kilku wykonawców albo porównanie ofert z internetu,
• najwyższy przedział (blisko progu ustawowego): zapytanie ofertowe publikowane w BIP lub na platformie zakupowej, z terminem na oferty i kryteriami.

Konkretne kwoty, liczba zapytań i miejsce publikacji wynikają z regulaminu danej instytucji. Po podniesieniu progu część zamawiających zaktualizowała regulaminy, część jeszcze nie, dlatego zawsze czytaj treść zapytania, a nie zakładaj procedury.

Granica 170 tys. zł a dzielenie zamówień#

Zamawiający nie może zaniżać wartości zamówienia ani dzielić go na mniejsze, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy i nie jest uzasadnione obiektywnymi przyczynami (art. 29 Pzp). Kilka reguł szacowania:

• przy zamówieniu w częściach liczy się łączna wartość części (art. 30 ust. 1 Pzp),
• podobne dostawy sumuje się, nawet jeśli są kupowane w osobnych postępowaniach (art. 30 ust. 2 Pzp),
• dostawy i usługi powtarzające się szacuje się co do zasady w horyzoncie 12 miesięcy (art. 35 ust. 1 Pzp),
• w jednostkach z wieloma oddziałami wartość ustala się łącznie, chyba że oddział ma samodzielność finansową i kupuje na własną działalność (art. 33 Pzp).

Dla wykonawcy wynika z tego praktyczna wskazówka: jeśli ten sam zamawiający regularnie kupuje od Ciebie np. usługi serwisowe, z biegiem czasu może przekroczyć próg i ogłosić postępowanie w BZP. Wtedy znika przewaga „znanego dostawcy”, a liczy się oferta.

Gdzie szukać zamówień poniżej 170 tys. zł#

Ponieważ nie ma jednego obowiązkowego miejsca publikacji, trzeba śledzić kilka kanałów naraz:

1. BIP zamawiających: zakładka „zamówienia publiczne” lub „zapytania ofertowe”. Najwięcej pracy, bo każda instytucja ma osobną stronę.
2. Platformy zakupowe: wiele urzędów, szpitali i uczelni prowadzi tam także zapytania podprogowe, np. na platformazakupowa.pl czy eB2B.
3. Baza Konkurencyjności: zakupy z projektów unijnych, także przez jednostki publiczne poniżej 170 000 zł, o czym niżej.
4. Bezpośrednie zaproszenia: zamawiający często wysyła zapytanie do kilku znanych sobie firm. Żeby być na tej liście, musisz być rozpoznawalny w regionie.
5. Plany zamawiających: plany postępowań z art. 23 Pzp dotyczą postępowań według ustawy, ale pokazują, co jednostka kupuje i jaka jest skala. Znajdziesz je w zakładce przetargi w przygotowaniu.

Szerzej o źródłach piszemy w artykule jak szukać przetargów publicznych.

Projekty z funduszy UE: zasada konkurencyjności od 80 tys. zł#

Jest ważny wyjątek od „luźniejszych” zasad. Jeśli zamawiający realizuje projekt współfinansowany z funduszy UE w perspektywie 2021-2027, obowiązują go wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków. Zasada konkurencyjności nie ma zastosowania m.in. do zamówień do 80 000 zł netto i do zamówień udzielanych na podstawie Pzp (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a i b wytycznych w wersji z 19 maja 2026 r.).

Wniosek: zamówienie publicznego beneficjenta o wartości powyżej 80 000 zł netto, ale poniżej 170 000 zł, nie jest udzielane na podstawie Pzp, więc co do zasady podlega zasadzie konkurencyjności. Oznacza to publikację zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności, minimalny termin na oferty (7 dni dla dostaw i usług, 14 dni dla robót) i składanie ofert przez ten serwis. Wytyczne wprost przewidują, że zamawiający w rozumieniu Pzp najpierw szacują wartość według Pzp, a gdy wychodzi poniżej progu ustawowego, ustalają wartość zamówienia w ramach projektu (sekcja 3.2.2 pkt 2). Szczegóły opisujemy w artykule o Bazie Konkurencyjności.

Jak przygotować ofertę na zapytanie podprogowe#

Zapytania poniżej progu są krótsze niż SWZ, ale mają własne pułapki. Najczęściej oferty odpadają z powodu prostych błędów formalnych, a nie ceny.

• Czytaj termin i sposób złożenia: e-mail, platforma, BK, czasem papier. Oferta złożona inną drogą niż wskazana może zostać pominięta.
• Sprawdź wymagane załączniki: formularz ofertowy, oświadczenia, czasem referencje. Regulamin nie musi przewidywać wezwania do uzupełnień, więc brak dokumentu może przesądzić o odrzuceniu.
• Policz cenę brutto i netto: w zapytaniu zwykle porównuje się cenę brutto, a próg liczy się netto. Nie myl tych wartości w formularzu.
• Zadaj pytanie wcześnie: poniżej progu nie ma ustawowego terminu na wyjaśnienia jak w art. 284 Pzp, więc odpowiedź zależy od dobrej woli i regulaminu.
• Zachowaj potwierdzenie złożenia: zrzut ekranu, potwierdzenie z platformy, e-mail zwrotny.

Plan działania dla firmy, która chce wejść w zakupy podprogowe#

1. Wybierz 20-30 zamawiających w swoim regionie, którzy regularnie kupują to, co oferujesz.
2. Sprawdź, gdzie każdy z nich publikuje zapytania (BIP, platforma, BK) i dodaj te miejsca do codziennego przeglądu albo automatycznych alertów.
3. Załóż konto w Bazie Konkurencyjności, jeśli w Twojej branży są projekty z funduszy UE.
4. Przygotuj gotowy pakiet: formularz ofertowy z danymi firmy, referencje, polisę OC, krótką notę o firmie.
5. Wyślij notę o firmie do działów zamówień wybranych zamawiających.
6. Prowadź rejestr złożonych ofert: kto, kiedy, za ile, kto wygrał i za ile. Po kilku miesiącach zobaczysz, gdzie Twoje ceny są konkurencyjne.
7. Obserwuj, kiedy roczna wartość zakupów danego zamawiającego zbliża się do 170 000 zł netto. To sygnał, że wkrótce pojawi się postępowanie w BZP i warto przygotować się do trybu podstawowego.

Najczęstsze pytania#