Wadium w przetargu: ile wynosi, jak je wnieść, kiedy wraca i kiedy przepada

Wadium to kwota, którą wnosisz razem z ofertą, aby zabezpieczyć zamawiającego na wypadek, gdybyś po wygranej wycofał się z podpisania umowy. Dla małej firmy to realny koszt: albo zamrożona gotówka, albo opłata za gwarancję. Błąd przy wadium to jeden z najprostszych sposobów na odrzucenie oferty, bo nie można go naprawić po terminie składania ofert. Ten poradnik zbiera wszystkie zasady z Pzp w jednym miejscu.

Kiedy zamawiający żąda wadium#

Wadium jest fakultatywne: zamawiający może go żądać (art. 97 ust. 1 Pzp), ale nie musi. Jeśli go wymaga, informacja o wadium i jego kwocie musi być w SWZ (art. 134 ust. 2 pkt 4 Pzp, a w trybie podstawowym art. 281 ust. 2 pkt 10 Pzp). Gdy zamówienie podzielono na części, zamawiający określa kwotę wadium dla każdej części osobno (art. 97 ust. 3 Pzp).

Wadium wnosisz przed upływem terminu składania ofert i utrzymujesz je nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą (art. 97 ust. 5 Pzp). Te dwa warunki są ważniejsze niż sama forma.

Ile wynosi wadium: limity z Pzp#

Kwotę ustala zamawiający, ale ustawa wyznacza górne granice:

Wartość zamówienia to szacunek zamawiającego bez VAT. Ty nie przeliczasz niczego samodzielnie: wnosisz dokładnie kwotę podaną w SWZ. Jeśli wadium w SWZ przekracza limit, warto zadać pytanie albo rozważyć odwołanie na treść dokumentów. Jak ustalić, czy postępowanie jest od progów unijnych (w 2026 r. np. 930 960 zł dla dostaw i usług samorządów oraz 23 291 240 zł dla robót), opisujemy w poradniku BZP a TED i progi unijne.

Formy wadium i jak wybrać najlepszą#

Formę wybierasz Ty, nie zamawiający. Możesz wnieść wadium w jednej lub kilku formach (art. 97 ust. 7 Pzp):

1. Pieniądz: przelew na rachunek wskazany przez zamawiającego (art. 97 ust. 8 Pzp).
2. Gwarancja bankowa.
3. Gwarancja ubezpieczeniowa.
4. Poręczenie udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (w praktyce fundusze poręczeniowe współpracujące z PARP).

Gwarancję lub poręczenie przekazujesz zamawiającemu w oryginale, w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10 Pzp). Skan papierowej gwarancji nie jest oryginałem elektronicznym; gwarant musi wystawić dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem.

Wadium w pieniądzu: termin i przelew#

Przy przelewie liczy się, czy pieniądze dotarły na rachunek zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. W praktyce zamawiający i KIO zwykle sprawdzają moment uznania rachunku zamawiającego, a nie dzień zlecenia przelewu. Dlatego:

• zleć przelew co najmniej 1-2 dni robocze przed terminem, a przelew w dniu terminu tylko natychmiastowy,
• w tytule wpisz nazwę lub numer postępowania i część zamówienia,
• dołącz do oferty potwierdzenie przelewu, nawet jeśli SWZ tego nie wymaga; ułatwia identyfikację wpłaty.

Zamawiający przechowuje wadium na rachunku bankowym (art. 97 ust. 9 Pzp) i zwraca je z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku, pomniejszonymi o koszty rachunku i prowizję za przelew (art. 98 ust. 4 Pzp).

Termin związania ofertą i przedłużenie wadium#

Wadium musi pokrywać cały termin związania ofertą. W trybie podstawowym trwa on najwyżej 30 dni od upływu terminu składania ofert (art. 307 ust. 1 Pzp), a w postępowaniach od progów unijnych zasadniczo do 90 dni (art. 220 ust. 1 Pzp). Termin jest podany w SWZ jako konkretna data.

Jeśli zamawiający nie zdąży wybrać oferty, może jednokrotnie poprosić o zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą (art. 220 ust. 3 i art. 307 ust. 2 Pzp). Przedłużenie jest skuteczne tylko razem z przedłużeniem ważności wadium albo wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres (art. 97 ust. 6 i art. 307 ust. 4 Pzp). Brak pisemnej zgody na przedłużenie oznacza odrzucenie oferty (art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp).

Zwrot wadium: terminy i pułapka wniosku#

Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później niż w 7 dni od wystąpienia jednej z okoliczności (art. 98 ust. 1 Pzp):

• upływu terminu związania ofertą,
• zawarcia umowy w sprawie zamówienia,
• unieważnienia postępowania (chyba że trwa lub może jeszcze zostać wniesione odwołanie na unieważnienie).

Wcześniej, na Twój wniosek, zamawiający zwraca wadium w ciągu 7 dni m.in. wykonawcy, który wycofał ofertę przed terminem składania ofert, którego oferta została odrzucona albo który przegrał po wyborze najkorzystniejszej oferty (art. 98 ust. 2 Pzp).

Uważaj: złożenie wniosku o zwrot wadium na podstawie art. 98 ust. 2 Pzp rozwiązuje Twój stosunek prawny z zamawiającym i odbiera Ci prawo do środków ochrony prawnej (art. 98 ust. 3 Pzp). Jeśli rozważasz odwołanie do KIO od wyboru konkurenta albo od odrzucenia Twojej oferty, nie wnioskuj o zwrot wadium.

Wadium wniesione w gwarancji lub poręczeniu zamawiający zwraca przez oświadczenie o zwolnieniu wadium złożone gwarantowi lub poręczycielowi (art. 98 ust. 5 Pzp).

Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium#

Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami (albo występuje do gwaranta z żądaniem zapłaty), jeżeli (art. 98 ust. 6 Pzp):

1. na wezwanie z art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1 Pzp, z przyczyn leżących po Twojej stronie, nie złożyłeś wymaganych dokumentów lub oświadczeń albo nie zgodziłeś się na poprawienie omyłki, co uniemożliwiło wybór Twojej oferty,
2. Twoja oferta została wybrana, a Ty odmówiłeś podpisania umowy na warunkach z oferty albo nie wniosłeś wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
3. zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po Twojej stronie.

Wniosek praktyczny: dokumenty potwierdzające brak wykluczenia i spełnianie warunków przygotuj przed złożeniem oferty, a koszt zabezpieczenia wlicz w cenę. Więcej o dokumentach składanych na wezwanie znajdziesz w poradniku JEDZ krok po kroku.

Wadium a zabezpieczenie należytego wykonania umowy#

To dwa różne instrumenty. Wadium zabezpiecza ofertę, a zabezpieczenie należytego wykonania umowy zabezpiecza realizację. Zabezpieczenie wynosi do 5% ceny całkowitej z oferty, a wyjątkowo, gdy uzasadnia to przedmiot zamówienia lub ryzyko, do 10% (art. 452 ust. 2-3 Pzp). Zamawiający zwraca je w 30 dni od wykonania zamówienia i uznania go za należycie wykonane, przy czym może zatrzymać do 30% kwoty na roszczenia z rękojmi lub gwarancji (art. 453 ust. 1-2 Pzp).

Lista kontrolna wadium przed złożeniem oferty#

• Znam kwotę wadium z SWZ dla każdej części, na którą składam ofertę.
• Wybrałem formę: pieniądz, gwarancja bankowa, ubezpieczeniowa lub poręczenie.
• Przelew zleciłem z zapasem, a w tytule wpisałem nazwę lub numer postępowania.
• Gwarancja jest oryginałem elektronicznym, nieodwołalna i bezwarunkowa, płatna na pierwsze żądanie.
• Gwarancja obejmuje wszystkie przypadki z art. 98 ust. 6 Pzp i wszystkich członków konsorcjum.
• Ważność wadium sięga co najmniej do końca terminu związania ofertą.
• Wiem, że wniosek o zwrot wadium po wyborze oferty odbiera prawo do odwołania.
• Mam przygotowane dokumenty na wezwanie i środki lub gwarancję na zabezpieczenie umowy.

Najczęstsze pytania#